Cambiare fornitore IT senza fermare l'azienda

«Con questo fornitore non va più bene, ma cambiarlo mi terrorizza.» È una delle frasi che sentiamo più spesso, e racconta una situazione più diffusa di quanto si creda: aziende che restano per anni con un fornitore che non le soddisfa, non perché non trovino di meglio, ma perché temono il passaggio.

La paura è comprensibile e va presa sul serio: chi gestisce i vostri sistemi ha le chiavi di casa. Ma un cambio preparato è un'operazione ordinaria, che si fa in sei-otto settimane senza che nessuno in azienda se ne accorga.

Prima fase: sapere cosa avete

Il passaggio non comincia con la disdetta. Comincia con un inventario, e va fatto prima di dire qualcosa a chiunque.

Serve sapere: quali sistemi ci sono e dove stanno; a nome di chi sono registrati dominio, certificati, caselle di posta e servizi cloud; dove sono i backup e chi vi accede; quali contratti sono in essere e quando scadono, con quale preavviso di disdetta.

Su quest'ultimo punto: molti contratti di assistenza si rinnovano tacitamente con disdetta a novanta giorni. Scoprirlo a rinnovo avvenuto significa un anno in più.

Seconda fase: recuperare le chiavi

Qui sta il punto delicato, ed è il motivo per cui l'inventario si fa in silenzio.

Se il dominio è registrato a nome del fornitore, se le password degli apparati le ha solo lui, se il backup è su un suo sistema — non state cambiando fornitore: state chiedendo il permesso di cambiarlo. La differenza è enorme.

Tutto ciò che è intestato al fornitore va reintestato all'azienda prima di comunicare qualsiasi cosa. È una richiesta legittima, che si può fare in qualunque momento senza dover dare spiegazioni: sono beni aziendali. Un fornitore corretto non fa storie. Uno che fa storie vi ha appena dato la conferma che stavate facendo la scelta giusta.

Terza fase: il periodo di sovrapposizione

L'errore classico è chiudere con uno il 31 e iniziare con l'altro il primo. Serve una sovrapposizione di due-quattro settimane in cui entrambi hanno accesso: il nuovo per imparare i sistemi, il vecchio per rispondere alle domande.

Costa qualche settimana di doppio canone. Vale ogni euro, perché è in quelle settimane che emergono le cose che non stanno in nessun documento — il server che va riavviato in un certo ordine, la stampante che ha un driver particolare, il cliente che chiama sempre il venerdì.

Quarta fase: la chiusura formale

Alla fine servono tre cose messe per iscritto: la conferma che tutte le credenziali sono state consegnate e quelle vecchie revocate; la restituzione o cancellazione dei dati aziendali dai sistemi del fornitore uscente; il verbale di consegna di documentazione e configurazioni.

Non è formalismo. È la differenza tra un rapporto chiuso e un rapporto che si trascina.

La lezione che vale anche se non cambiate

Se leggendo avete pensato «non so a nome di chi è il nostro dominio», quello è il vero problema — e non riguarda il fornitore attuale, riguarda voi.

Un'azienda che sa dove sono le proprie chiavi può cambiare fornitore quando vuole. E proprio per questo, quasi sempre, ottiene di più da quello che ha.

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