Quando il responsabile IT se ne va: cosa fare nei primi trenta giorni

Le dimissioni del responsabile IT — o dell'unico tecnico che di fatto ne fa le veci — sono tra i momenti più delicati nella vita informatica di una PMI. Non perché la persona sia insostituibile: perché in molte aziende è l'unica a sapere come stanno davvero le cose. E il preavviso, di solito quattro settimane, è il tempo che avete per rimediare a questa concentrazione di sapere.

Ecco come usarle, in ordine di urgenza.

Prima settimana: le chiavi

Il primo obiettivo non è trovare il sostituto: è assicurarsi che l'azienda possieda le proprie chiavi. Nell'ordine: le credenziali amministrative di server, firewall, gestionale, posta e cloud — verificate una a una, non «sono nel file»; l'intestazione di dominio, certificati e servizi (capita più spesso di quanto si creda che siano registrati a nome della persona, non dell'azienda); l'elenco dei fornitori con i relativi contratti e referenti; l'accesso ai backup e la conferma che funzionino.

Un test semplice per misurare la situazione: chiedete di mostrarvi — non di raccontarvi — come si accede a ciascun sistema critico. Ciò che può essere mostrato solo da lui è, per definizione, un rischio.

Seconda e terza settimana: la memoria

Il passo successivo è trasformare il sapere della persona in documentazione che sopravviva alla persona: com'è fatta la rete, quali sono le procedure ricorrenti (il rinnovo dei certificati, il cambio utenze, il riavvio di quel servizio che ogni tanto si pianta), quali lavori sono a metà, quali bombe a orologeria conosce solo lui — il contratto in scadenza, il server al limite, la licenza mai regolarizzata.

Un consiglio pratico: fatelo fare per iscritto, ma con qualcuno accanto che faccia domande. La documentazione scritta in solitudine dall'uscente è quasi sempre reticente nei punti che contano — non per malizia, ma perché ciò che per lui è ovvio non finisce mai sulla carta.

Quarta settimana: il ponte

A questo punto la domanda vera: chi tiene in piedi l'IT da lunedì prossimo? Le opzioni oneste sono tre. Il fornitore esterno che già vi segue può coprire l'operatività — ma attenzione ad affidargli anche le decisioni: diventerebbe controparte e arbitro insieme. Un interno volenteroso può fare da tramite — ma senza competenze il tramite si trasforma presto in collo di bottiglia. Oppure un IT manager temporaneo, che copre il ruolo per i mesi della ricerca: mantiene la continuità, completa la documentazione mancante e — punto spesso decisivo — affianca chi seleziona nella valutazione dei candidati.

L'errore da non fare: assumere di fretta

La tentazione è comprensibile: il posto è vuoto, l'ansia sale, il primo candidato decente diventa «quello giusto». Ma selezionare un profilo IT è difficile proprio per chi IT non è: i curriculum si somigliano, le sigle non si lasciano verificare, e un colloquio brillante non dice nulla sulla capacità di governare fornitori e budget. Le assunzioni IT sbagliate si scoprono dopo un anno e si pagano per tre.

Il paradosso è che le dimissioni, gestite bene, lasciano l'azienda più solida di prima: con le chiavi in mano propria, la documentazione scritta, e — per la prima volta — una fotografia onesta di come stanno le cose. È il momento peggiore per farsi prendere dalla fretta, e il migliore per mettere ordine.

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